一、現場抱怨	傾聽民眾意見並委婉說明→陳報業務主管會同業務承辦人協助疏解溝通→引導民眾至疑難諮詢室 ﹝秘書室﹞協助溝通→受理人員填寫登記表並陳請主任核閱→必要時書面函復或於所務會議中檢討改進方案。
二、電話抱怨	傾聽民眾意見並委婉說明→轉請業務承辦人或業務主管溝通說明→受理人員填寫登記表並陳請主任核閱→必要時書面函復或於所務會議中檢討改進方案。
三、書面抱怨	收發人員分文後掛號→研考人員列管並會請業務單位查復處理情形→陳請主任核閱後書面函復，必要時於所務會議中檢討改進方案。
四、電子郵件	收發人員分文後掛號→研考人員列管並會請業務單位查復處理情形→陳請主任核閱後以電子郵件回復，必要時於所務會議中檢討改進方案。